Executive sponsor Người hỗ trợ quản trị

Executive sponsor
Someone who is respected internally, has significant influence, understands the key goals and outcomes of the program, understands internal politics and has executive goals that align with program objectives. 

Người hỗ trợ quản trị
Người được tôn trọng trong cộng đồng, có ảnh hưởng lớn, hiểu rõ mục tiêu và kết quả của chương trình, hiểu rõ nội bộ trong công ty và có mục tiêu quản trị phù hợp với mục tiêu của chương trình. 

Executive sponsor (hay còn được gọi là người hỗ trợ quản trị) là một thuật ngữ thường được sử dụng trong lĩnh vực quản trị dự án và các hoạt động cải tiến tổ chức. Vai trò của executive sponsor là đảm bảo thành công của dự án hoặc chương trình thông qua việc xác định mục tiêu, tài trợ tài chính và tạo điều kiện thuận lợi cho tiến trình. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về tầm quan trọng của executive sponsor và cách sử dụng nguồn lực này để đạt được kết quả tốt nhất cho dự án hoặc chương trình.

1. Tầm quan trọng của executive sponsor:

Executive sponsor đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quản trị dự án và cải tiến tổ chức. Một executive sponsor được coi là người có quyền lực và tầm nhìn chiến lược, có thể đưa ra quyết định và giải pháp mang tính chiến lược để đạt được mục tiêu dự án. Các vai trò chính của executive sponsor có thể được miêu tả như sau:

- Định hướng chiến lược: Executive sponsor giúp xác định mục tiêu chiến lược của dự án hoặc chương trình và xác định hướng đi trong tương lai. Họ cung cấp tầm nhìn cho tổ chức và hướng dẫn đội ngũ dự án để đạt được mục tiêu này.

- Tầm ảnh hưởng: Executive sponsor có sức ảnh hưởng mạnh mẽ đến sự thành công của dự án. Họ có khả năng đưa ra quyết định và giải pháp trọng điểm để giải quyết các vấn đề khó khăn, tạo điều kiện thuận lợi cho tiến trình và giúp vượt qua các rào cản.

- Hỗ trợ tài chính: Executive sponsor có trách nhiệm tài chính cho dự án hoặc chương trình. Họ đảm bảo rằng nguồn lực cần thiết được cung cấp và điều phối một cách hợp lý. Qua đó, dự án có đủ nguồn lực để hoàn thành và đạt được kết quả mong muốn.

- Truyền đạt thông tin: Executive sponsor có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả cho các bên liên quan. Họ đóng vai trò là cầu nối giữa nhóm dự án và ban quản lý, giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt đúng và đồng nhất.

2. Cách sử dụng executive sponsor để đạt được kết quả tốt nhất:

Để tận dụng triệt để vai trò của executive sponsor, cần có một chiến lược sử dụng hợp lý. Dưới đây là một số gợi ý để sử dụng executive sponsor một cách hiệu quả:

- Xác định executive sponsor từ đầu: Ngay từ khi bắt đầu dự án hoặc chương trình, cần xác định một executive sponsor phù hợp và thông qua việc chỉ định chính thức, đảm bảo rằng người này có đủ quyền lực và tầm nhìn để hỗ trợ dự án.

- Xác định mục tiêu rõ ràng: Executive sponsor cần có hiểu biết sâu về mục tiêu chiến lược của dự án hoặc chương trình. Điều này giúp họ có thể xác định tốt hướng đi và đưa ra quyết định đúng đắn để đạt được mục tiêu.

- Thường xuyên giao tiếp và báo cáo: Executive sponsor cần thường xuyên giao tiếp với nhóm dự án để hiểu rõ tình hình tiến trình và giải quyết các vấn đề khó khăn. Họ cũng cần thường xuyên báo cáo cho ban quản lý về tình hình và kết quả của dự án.

- Thể hiện tây máy của executive sponsor: Executive sponsor nên thể hiện sự cam kết và ủng hộ mạnh mẽ đến dự án hoặc chương trình thông qua hành động và lời nói. Họ nên thể hiện tinh thần lãnh đạo và hỗ trợ đội ngũ dự án trong quá trình thực hiện.

- Đồng lòng với ban quản lý: Executive sponsor cần đồng lòng với ban quản lý và đội ngũ dự án về mục tiêu và phương pháp làm việc. Sự đồng lòng này giúp đảm bảo sự hỗ trợ và thực hiện một cách thuận lợi.

Kết luận:

Executive sponsor (người hỗ trợ quản trị) đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quản trị dự án và cải tiến tổ chức. Vai trò của executive sponsor bao gồm định hướng chiến lược, tầm ảnh hưởng, hỗ trợ tài chính và truyền đạt thông tin. Để sử dụng executive sponsor hiệu quả, cần xác định chính xác từ đầu, xác định mục tiêu rõ ràng, giao tiếp và báo cáo thường xuyên, thể hiện tây máy và đồng lòng với ban quản lý.